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Archive for outubro \09\+00:00 2013

BU = Unidade de Negócio

Dependendo da situação e das peculiaridades das regras de acesso à registros no Dynamics CRM, na versão 2011 algumas situações só podiam ser resolvidas via compartilhamento de registros.  A nova versão do Dynamics CRM (2013) traz uma solução mais “amigável” e organizada para estas situações, a partir do uso do “Access Team”.

Seguindo o exemplo da imagem abaixo, Pedro e Maria se encontram em BU’s paralelas, ou seja, a única solução para visualizarem os mesmos registros era o compartilhamento (share) do Dynamics. (Ou criação de equipe).

Agora esta situação pode ser atendida pelos Access Team.

Image

Access Team

Visualizando este passo-a-passo da criação e utilização do Access Team… Vocês entenderão a relação com o compartilhamento de registros e o sentido desta funcionalidade.

As entidades precisam ter o Access Team habilitado antes da criação dos Templates. Vá em Configurações -> Customização -> Customizar o Sistema -> Entidades e encontre a opção “Access Team”, como na imagem abaixo.

ENTIDADE_ACCESS_TEAM

Após habilitada a opção para a entidade, vamos criar um template de Access Team para ela. Para isso acesse: Configurações -> Administração -> Template de Time -> New.

ACESSANDO_ACCESS_TEAM_TEMPLATES

Escolha a entidade relacionada e marque as ações que deverão ser habilitadas para o mesmo. Note que as ações são as mesmas que configuramos quando compartilhamos registros: Delete, Append, Append To, Assign, Share, Read and Write.

Obs.: Podemos criar vários templates para a mesma entidade. Um apenas para leitura, outro para leitura e para criação, e assim por diante.

Neste momento estamos apenas criando o template e não definindo as PESSOAS….

ACCESS_TEAM_TEMPLATE

Agora, precisamos adicionar o SubGrid no formulário desta entidade, para permitir a relação das pessoas à este registro.

Edite o formulário e adicione um SUBGRID, seguindo as configurações da imagem abaixo: Mostrar todos os registros, relacionar à Usuário, escolher a View Associated Record Team Members e escolhendo o Template de time relacionado.

SUBGRID_ACCESS_TEAM

Salve e publique.

Neste subgrid, o proprietário do registro poderá adicionar os usuários que deseja. Os usuários relacionados terão o acesso configurado no template relacionado no subgrid.

Esta solução da a liberdade de escolher pessoas distintas para acessarem registros da mesma entidade. Por exemplo:

Projeto ABC: Pedro + Maria

Projeto DEF: Pedro + João.

RELACIONANDO_USUARIOS_ACCESS TEAM

Observações importantes

O Dynamics exige o perfil mínimo, ou seja, se o Template de time diz que o usuário terá acesso à LEITURA de OPORTUNIDADE, e o mesmo não tiver este direito nos perfis atribuídos à ele, dará a mensagem abaixo:

ADICIONANDO_USER_TEMPLATE_USER

E qual a diferença de criar equipes no Dynamics 2011?

Bom, se fosse criada uma equipe com Pedro e Maria como membros e tivesse a necessidade de compartilhar outro registro com pessoas diferentes, por exemplo, Pedro e João, teria que ser criada outra equipe só com o Pedro e João como membros. E isso se repetiria para outras combinações. Ou claro, o proprietário teria que compartilhar o registro com os usuários desejados e para cada um, definir o perfil de acesso…

Com o Access Team, mesmo utilizando o mesmo template, podemos adicionar um grupo de pessoas distinto para cada registro!

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